Reporte Novedades de Ingreso e Inactivaciones

Información de Interés

Tenga en cuenta:

  • Si su entidad requiere ingresar descuentos en la nómina de pensionados del FOPEP; debe contar con el código de descuentos vigente. Ver Proceso de Renovación y Asignación de Código.
  • La radicación de novedades (Libranzas, Autorización de descuentos y Paz y salvos) debe realizarse a través del Portal Terceros (plataforma habilitada para el reporte de novedades); si la entidad no cuenta con usuario para ingresar al portal deberá solicitarlo por medio de la opción “Contáctenos PQRSD” a través de nuestra página web fopep.gov.co
  • Las entidades con código de descuentos deben informar de manera inmediata al Consorcio FOPEP, a través de nuestra página web Radicar PQRSD el fallecimiento del asociado o deudor perteneciente a la nómina del FOPEP, relacionando el tipo, número de documento, nombre del pensionado y fecha de fallecimiento. En lo posible adjuntar fotocopia del certificado de defunción.

Pasos para Reportar Novedades

1. Elaboración de Archivo Plano

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Es obligatorio que todas las entidades elaboren el archivo plano, el cual contiene las condiciones para el ingreso de la novedad. Ver plantilla de la estructura en Excel e instructivo de la elaboración del archivo plano.


2. Archivo Plano para Inactivaciones

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Si va a reportar inactivaciones, recuerde que se utiliza la estructura del archivo plano citado en el punto anterior; el único campo diferente a modificar es el ítem 9 denominado “TIPO DE NOVEDAD”.


3. Parámetros para Aprobación de Novedades

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Con el fin de que su novedad de ingreso (libranza o aporte) sea aprobada por el Consorcio Fopep, las imágenes deberán cumplir con los siguientes parámetros:

  • Todos los documentos deben ser 100% legibles.
  • El Número de libranza y/o autorización debe estar Preimpresa.
  • Se debe evidenciar la autorización expresa al Consorcio FOPEP para realizar el descuento.
  • La fecha de elaboración no puede ser mayor a 90 días (formato DD-MM-AAAA).
  • Se debe evidenciar el Valor total, Valor mensual y Número de cuotas a descontar.
  • Los datos del pensionado deben ser 100% legibles. (Nombres, cédula, firma).
  • Las libranzas y/o autorizaciones deben estar firmadas por el pensionado, persona autorizada (persona de apoyo) o firma a ruego, estos dos últimos en los casos que aplique.

LAS LIBRANZAS Y/O AUTORIZACIONES QUE NO CUMPLAN CON LOS PARÁMETROS Y REQUISITOS ESTABLECIDOS, NO SERÁN PROCESADAS


4. Carpeta Imágenes de Libranzas o Autorizaciones

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  • La imagen de las libranzas y/o autorizaciones de descuento, debe ser completamente legible.
  • El formato de las imágenes debe ser PDF.
  • Los archivos no deben superar el peso “Peso Máximo de 100 Kb” por cada libranza o autorización.
  • Para Afiliaciones, el nombre de los PDF debe contener la letra A en mayúscula seguido del número de autorización o afiliación compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: A000000000012.pdf
  • Para libranzas, el nombre de los archivos debe contener la letra L en mayúscula seguido del número de libranza compuesto por 12 dígitos y registrado en el archivo plano, Ejemplo: L000000000012.pdf

Ver instructivo para comprimir carpetas.


5. Respuesta de Novedades

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Para identificar los códigos enviados en el archivo de respuesta de novedades, puede consultarlos en la guía llamada “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, ubicada en la parte inferior de esta página.

Ver “Codificación y Descripción Respuestas de Novedades”, en el apartado “Formularios e Instructivos”.


Formularios e Instructivos

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